وضع البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات الشروط العامة لعقد المؤتمرات والفعاليات في المملكة. كما حددت الشروط المتعلقة بإصدار التراخيص اللازمة لعقد المؤتمرات في المملكة. في هذا الإطار نعرض الشروط والإجراءات الخاصة بإصدار التراخيص لعقد مؤتمر أو منتدى على النحو الذي تحدده لوائح البرنامج الوطني.
شروط إصدار تراخيص عقد المؤتمرات 1- يتقدم منظم المؤتمر بطلب الموافقة المبدئية من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، حيث تكون الموافقة المبدئية أول شرط للحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر ولا يحق للمنظم ذلك. عقد المؤتمر إلى ما بعد استكمال باقي الإجراءات التالية للحصول على هذه الموافقة.
2- لا يجوز تغيير المعلومات الأساسية المتعلقة باسم المؤتمر ومكانه وتاريخه والموضوعات التي يناقشها والمقدمة في طلب الموافقة المبدئية بالمعلومات الواردة في طلب ترخيص المؤتمر.
3- يجب على منظم المؤتمر دفع الرسوم المقررة من قبل اللجنة الإشرافية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات المتعلقة بإصدار التراخيص.
4- إذا كان المؤتمر خاصاً بإحدى الجهات الحكومية، فيحال إليه للنظر في إمكانية عقد هذا المؤتمر. وفي حال وجود أي معارضة من جانبها يتم التنسيق بينها وبين الجهة المنظمة لمحاولة إقناع الجهة الحكومية بأهمية عقد هذا المؤتمر.
5- للبرنامج الوطني الحق في رفض منح التراخيص اللازمة لأحد المؤتمرات لأسباب تتعلق بالموضوعات التي يناقشها المؤتمر أو تعارضها مع المؤتمرات والفعاليات الأخرى التي تعقد في المملكة أو جدول المؤتمر. أو خطة تنفيذها، أو بسبب أي تعليمات صادرة عن إحدى الجهات المختصة.
6- يحق للمنظم أن يتقاضى رسومًا خاصة لحضور المؤتمر، ولكن التنسيق مع البرنامج الوطني يجب أن يتم قبل ثلاثة أشهر على الأقل من انعقاد المؤتمر.
إجراءات الموافقة المبدئية للمؤتمر 1- يجب على المنظمة المنظمة للمؤتمر تقديم طلب للحصول على موافقة مبدئية لعقد المؤتمر قبل مائة وثمانين يومًا على الأقل من الوقت المحدد للاجتماع، وهو ما يعادل ثلاثة أشهر، وهذا هو يتم ذلك من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات.
2- عند دخول البوابة لأول مرة يقوم المنظم بالتسجيل وفتح حساب خاص وتحديث البيانات ثم يبدأ خطوات الحصول على الموافقة المبدئية. يتم اختيار تقديم طلب الترخيص، ويختار المنظم بين مؤتمر أو ندوة أو منتدى أو منتدى، ثم يضغط على إرسال طلب الموافقة المبدئية، ويبدأ في ملء النموذج الإلكتروني.
3- يتم إرفاق بعض المستندات المهمة بهذا النموذج الإلكتروني ويجب أن تكون حاضرة. هذه الوثائق هي
– نسخة من خطاب يؤكد الحجز المبدئي لمكان المؤتمر. – جدول عمل مفصل لأنشطة المؤتمر يتضمن (أهداف المؤتمر، المحاور العامة التي يناقشها، المجموعات التي من المفترض أن تحضر المؤتمر، العدد المستهدف من الحاضرين خلال هذا المؤتمر من داخل المملكة وخارجها، شعار المؤتمر، والميزانية التفصيلية للمؤتمر، والهيكل التنفيذي للمؤتمر متضمنة أسماء كبار المسؤولين ومديري المؤتمر)
4- في حالة استيفاء جميع المتطلبات الأساسية للحصول على الموافقة المبدئية، يرسل البرنامج الوطني خطابًا يؤكد استلامه للطلب.
5- يستغرق الرد على المنظم 5 أيام عمل وتكون نتيجة الرد إما قبول أو رفض أو قبول بشروط وأيام العمل هي الأيام دون احتساب أيام العطل الرسمية أو الإجازات.
6- يجب على المنظم دفع الرسوم المقررة لخدمة الموافقة المبدئية في حال الموافقة على الطلب المقدم للبرنامج.
7- يصدر البرنامج الوطني الموافقة المبدئية ويخطر المنظم إلكترونيًا بهذه الموافقة.
إجراءات الحصول على الترخيص النهائي للمؤتمر 1- يجب على المنظم الدخول مرة أخرى إلى البوابة الإلكترونية للبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات والتقدم بطلب للحصول على الترخيص النهائي لعقد المؤتمرات، قبل 90 يومًا على الأقل من انعقادها.
2- يتم ذلك من خلال البوابة الإلكترونية للبرنامج واختيار تقديم طلب ترخيص مؤتمر أو منتدى أو منتدى أو ندوة، ثم اختيار طلب الترخيص النهائي، ثم تعبئة النموذج المرفق إلكترونيًا.
3- في حالة تقديم جميع متطلبات التقديم، يقوم البرنامج بإخطار المنظم إلكترونيًا وتأكيد استلام الطلب.
4- من جهته يقوم البرنامج الوطني بدراسة الطلب مع الجهات المختصة وتقديم رد للجهة المنظمة خلال 30 يوماً من تقديم الطلب إما بالقبول أو الرفض أو القبول بشروط.
5- في حالة الموافقة يقوم البرنامج بإصدار شهادة الترخيص النهائية للمؤتمر وتسليمها للمنظم إلكترونيًا.
6- كما يعطي البرنامج للجهات المختصة نسخة من هذا الترخيص للإشراف على انعقاد المؤتمر ورصد أي مخالفات تحدث أثناء التنظيم.