ما هي قواعد وشروط إقامة المؤتمرات بالمملكة، عند التفكير في إقامة حدث أو مؤتمر في المملكة، يجب أولاً ة الشروط والضوابط القانونية التي يسنها القانون ووضعها لتنظيم عملية إقامة الفعاليات والمؤتمرات هناكو في هذه السطور عبر موقع تريند، سوف نتعرف على القواعد والشروط التي يجب النظر إليها والالتزام بها عند تنظيم حدث في المملكة.
ما هي قواعد وشروط إقامة المؤتمرات بالمملكة
القواعد التي يجب الالتزام بها عند إقامة فعالية في المملكة 1- يجب الحصول على التراخيص اللازمة قبل إقامة أي فعالية في المملكة، والبرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات هو الجهة الرسمية المنوطة بإصدار مثل هذه البيانات.
2- الالتزام بتطبيق التعاليم الإسلامية والضوابط الدينية وعدم مخالفتها بأي شكل من الأشكال.
3- يشترط استخدام اللغة العربية كلغة رسمية للمؤتمر أو المؤتمر، وإذا تعذر تطبيق هذا الشرط يجب توفير ترجمة من اللغة الأجنبية التي ينظم بها المؤتمر إلى اللغة العربية.
4- أن لا يقل عدد الحاضرين عن 50 شخصاً ويمكن أن يزيد العدد عن 50 شخصاً على ألا يقل عن ذلك.
5- يجب تسمية المؤتمر باسم مناسب لا يتعارض مع الآداب العامة أو اللغة العربية، ويمكن إضافة اسم قصير إلى المؤتمر من أجل تمييزه، ولكن في نفس الوقت يجب أن يكون الاسم فريدًا في من أجل الامتثال لحقوق الملكية الفكرية.
6- لا يمكن لمنظم المؤتمر أو الفعالية الإعلان عنه قبل الحصول على الموافقة المبدئية لتأسيسه من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات، ولكن يمكنه البدء في الأنشطة الترويجية والإعلانية بعد الحصول على هذه الموافقة.
7- بيع الموافقات المبدئية لعقد المؤتمرات غير قانوني ولا يجوز “الحصول على الموافقات وبيعها من الباطن” ولكن يمكن العمل مع بعض الشركات للحصول على موافقات لصالح جهات معينة.
8- هناك عدة فئات يمكن التقدم لاعتمادها من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات. هذه الكيانات هي
الشركات المنظمة للفعاليات والمؤتمرات وهي شركات مرخص لها بمزاولة هذه الأعمال. – الجامعات الحكومية أو الخاصة. – غرف التجارة والصناعة. – الجمعيات أو الجمعيات المهنية الطبية أو العلمية أو المدنية أو التعاونية التي لديها تراخيص رسمية.
9- مسؤولية تطبيق القواعد السابقة تقع على عاتق منظم المؤتمر ولا يتحمل البرنامج الوطني أي مسؤولية مادية أو معنوية في حال عدم التزام المنظم بالشروط السابقة.
10- بالنسبة لفعاليات المؤتمر يجب ألا تقل مدتها عن 4 ساعات ولا تزيد عن 7 أيام على الأكثر.
11- يجب عقد المؤتمر داخل إحدى قاعات المؤتمرات المستقلة أو داخل غرفة اجتماعات في إحدى الجامعات أو غرف اجتماعات داخل الفنادق ولكن يجب أن تكون هذه القاعات حاصلة على ترخيص من البرنامج الوطني وعلى منظم المؤتمر التحقق من هذه النقطة.
12- يجب أن ينص العقد المبرم بين منظم الفعالية ومكان انعقاده على حصول المكان على ترخيص لإقامة الفعاليات والمؤتمرات، حيث إن عقد المؤتمرات مع جهة غير مرخصة يعد أمرًا غير قانوني.
13- كما يمكن الحصول بشكل استثنائي على ترخيص من البرنامج الوطني للمعارض والمؤتمرات لعقد مؤتمر في إحدى المنشآت المؤقتة المطابقة لمتطلبات الدفاع المدني.
14- أن يكون المسؤول عن تنظيم المؤتمر من ذوي الخبرة العلمية التي تؤهله للنجاح في إدارة هذا المؤتمر.
15- على منظم المؤتمر إعداد برنامج قائم على أسس علمية لتحقيق أهداف المؤتمر.
16- الالتزام بالآداب العامة وعدم الإساءة إلى أي من رموز المملكة أو قياداتها أو الترويج لأي فتنة قبلية داخل المؤتمر.
17- على منظم المؤتمر تسجيل أقوال المتحدثين داخل المؤتمر والتأكد من خلو الصفحة الأمنية الخاصة بهم وسجلهم الأخلاقي من أي سوابق تضر بسمعة المؤتمر.
يجب على جميع الأطراف الراغبة في تنفيذ أحد الأحداث الالتزام بالشروط المذكورة أعلاه لتجنب التعرض للمساءلة القانونية.