إذا كنت تريد أن تنجح في التواصل الفعال مع الجهات الرسمية من خلال تقديم طلب عمل أو شكوى، أو تريد التواصل بشرح طريقة فعالة وبتكلفة منخفضة وجهد مع موظفيك أو رؤسائك أو المهتمين بالمساحة الرسمية للهيئات و المؤسسات، يجب أن تتعلم كيفية إنشاء رسالة إدارية جيدة تستوفي جميع الشروط التي يجب تلبيتها من أجل تحقيق الغرض المقصود منها، في هذه المقالة، من خلال موقع، نتعلم كيفية كتابة خطاب إداري ناجح، ونتعلم أيضًا الاختلاف بين الأنواع المختلفة للخطابات الإدارية والشروط الواجب توافرها في جميع أنواع الخطابات الإدارية.
كيفية كتابة خطاب إداري
تتكون الرسالة الإدارية في المجمل من عدة مكونات ثابتة لها أغراض متعددة للاستخدام حسب أنواعها المختلفة، مثل الاسم والتاريخ واسم المرسل والمرسل إليه، والتحية بينهما هو جوهر الرسالة. نوضح أدناه كيفية كتابة رسالة إدارية
- ضع تاريخ اليوم أولاً.
- بعد ذلك يتم وضع اسم المرسل إليه سواء كان شخصًا مثل المدير العام أو مدير الصيانة أو القسم المختص بالصيانة.
- ويلي ذلك تحية مناسبة.
- بعد ذلك يوجد جوهر الموضوع، ويتم تقديمه بشكل علمي دقيق حول المشكلة وتأثيراتها ونتائجها على المؤسسة.
- ثم نتحدث عن الموضوع، عن أهمية الطلب، سواء كان للعمل أو لحل مشكلة، أو أهمية الصيانة أو المعدات أو الآلات التي يجب صيانتها، والتعديلات المقترحة والتوصيات لمعالجة هذا الأمر.
- في نهاية الطلب، يتم شكر مقدم الطلب، متبوعًا باسم مقدم الطلب، وصفته، ورقم هاتفه، ورقم بطاقة الهوية الوطنية والتوقيع القانوني.
- مع العلم أن الطلب مقدم إلى السلطة المختصة، ولا يتم تقديم اللوم أبدًا في النموذج إلى المرسل إليه، وحتى إذا لم يتم حل المشكلة، يتم تصعيد الأمر إلى مرتبة أعلى.
ما هي الرسالة الإدارية
- الرسالة الإدارية هي الشكل الرسمي للمراسلات والتواصل داخل المؤسسات والهيئات وهو ما يسمى بالرسالة الإدارية.
- هذا ما يحدث بين الموظفين وزملائهم أو رؤسائهم داخل حدود مؤسسة أو هيئة واحدة، وللرسالة الإدارية عدة أشكال واستخدامات ونماذج.
شروط كتابة خطاب إدارة فعال
- نظرًا لأنه شكل رسمي من أشكال الاتصال، يجب أن يكون واضحًا في المعاني والتعبيرات ويساعد على فهم الغرض منه بشكل صحيح.
- يجب أن تحتوي على معلومات صحيحة ودقيقة وخاضعة للة والتحليل من قبل المتلقي.
- يجب استخدام لغة سهلة وموجزة وخالية من الكلمات والعبارات المعقدة التي قد يساء فهمها.
- التنسيق الجيد للرسالة الإدارية عامل فعال في نجاح هدفها. يجب تقسيم الأفكار الواردة في الرسالة في شكل فقرات موجزة لنقل الحقائق بشكل صحيح.
- كثيرا ما يذكر المرسل إليه في بداية الرسالة بعبارات التحية والتحية.
- يجب أن تنتهي الخطابات الإدارية بتوقيع الشخص أو المؤسسة التي تطلب الخطاب.
- إن ذكر التاريخ أمر أساسي في الرسائل الإدارية المؤثرة، لأنه يحمل صفة رسمية.
أنواع الرسائل الإدارية وأشكالها المختلفة
يمكننا تصنيف الرسائل الإدارية إلى عدة طرق وأشكال. قد يتم تصنيفها على أساس منظمة واحدة إلى رسائل تصاعدية، والتي تكون من مستوى أدنى كموظف إلى مستوى أعلى كمدير، قد تكون على العكس من ذلك ؛ مثل الرسالة التنازلية التي تأتي من مستوى إداري أعلى إلى مستوى أدنى، مثل رسالة إدارية من رئيس قسم إلى موظفيه، على سبيل المثال، ولكن القسم الأكثر شيوعًا والأكثر استخدامًا هو تقسيمها إلى نماذج يتم استخدامها كثيرًا في حياتنا اليومية، وهذه أمثلة على أشهر أنواع الرسائل الإدارية
خطاب طلب الوظيفة
هي نوع من المراسلات غرضها طلب العمل لدى إحدى الجهات، ومكوناتها على النحو التالي
- ابدأ بتحية.
- قم بتضمين اسم وعنوان ورقم هاتف واسم وعنوان المرسل إليه.
- يجب تحديد موضوع الرسالة بسلاسة وبشكل مباشر.
- ويفضل أن يتضمن الخطاب المؤهل وملخصاً موجزاً للخبرات المهنية والإضافة التي يمكن إضافتها إلى تلك المؤسسة بناءً على تلك الخبرات.
- ثم تنتهي بتحية طيبة.
- في نهايته توقيع شخصي.
رسالة إدارية عامة
إنها الرسالة التي تستخدم لتوسيع أواصر التعاون والترابط بين أعضاء نفس المؤسسة. ينقسم هذا إلى رسائل عامة لجميع المنتمين إلى تلك المؤسسة أو إلى قسم معين فيها، أو قد يكون بين منظمة وأخرى ينتمون إلى نفس المساحة الجغرافية أو نفس النوع من الأعمال وأهداف للمصلحة المشتركة، و النموذج التالي هو الشكل الأبسط والأكثر فاعلية للرسالة الإدارية العامة
- اسم المؤسسة أو المنظمة مكتوب.
- تاريخ إرسال الرسالة.
- اسم المرسل إليه، وعادة ما يكون مدير المنظمة التي يتم إرسال الرسالة إليها.
- السلام عليكم ورحمة الله وبركاته.
- ثم يضاف موضوع الرسالة بصيغة منسقة يسهل فهمها وبسيطة في الكلمات مع توضيح المطالب وهدف الرسالة.
- يجب أن تتضمن نهاية الرسالة تحية لقارئها.
- اسم الموظف أو الهيئة التي أرسلت الرسالة.
خطاب إدارة دائري
- إنه نوع من الرسائل الإدارية المهمة، ترسلها السلطة أو المؤسسة إلى العديد من الأطراف في نفس الوقت.
- غالبًا ما يكون الغرض هو إعلام الجمهور أو الأشخاص والوكالات التي تتعامل معها المنظمة مع الأمور العاجلة المهمة.
- كالتغييرات في الإدارة أو كبار الموظفين، أو فتح فروع جديدة وإضافة عروض وخدمات جديدة، وكذلك الاكتتابات وإصدار الأسهم الجديدة.
رسالة شكوى إدارية رسمية
تتمثل إحدى طرق إعادة الحقوق القانونية والعامة لأصحابها في كتابة خطاب شكوى رسمي بشرح طريقة سليمة وواضحة، من رسائل الشكوى الرسمية، على سبيل المثال، خطاب شكوى مقدم إلى جهة حكومية مثل Water and شركة الكهرباء أو هيئة التأمين عن المعاش المتأخر وغير ذلك، يمكن للشكوى أيضًا مناقشة مشكلة عمل أو تظلم أحد الوالدين نتيجة تعرض أحد أبنائه لمشكلة في المدرسة ويجب تقديم استمارة الشكوى للطرف المحدد القادر على إحداث تغيير أو تعويض الظلم. يتكون استمارة الشكوى الرسمية من بعض البنود المتتالية وهي
- تاريخ .
- يجب أن يكون عنوان الرسالة واضحًا بحيث يفهم المرسل إليه بسرعة نوع الخطاب، على سبيل المثال عبارة “شكوى رسمية”.
- اسم المرسل اليه.
- يجب ذكر مزايا الشكوى، ويجب توضيح المشكلة بوضوح من حيث موضوعها في شكل موجز وكاف لغرض الشكوى وبصيغة مناسبة.
- يجب أن تكون الشكوى خالية من الكلمات المعقدة أو المسيئة أو التهديدية التي يعاقب عليها القانون.
نموذج خطاب إداري لطلب النفقة
طلبات الصيانة هي طلبات اعتيادية في المؤسسات والهيئات الرسمية، الحكومية والخاصة، والتي تهدف إلى الحصول على الإذن والدعم للقيام بأعمال الصيانة اللازمة لبعض الآلات والمباني والمعدات. فيما يلي نموذج لخطاب إداري لطلب الصيانة رسميًا في المؤسسات والهيئات مما يساعدنا في معرفة كيفية إعداد الرسائل للهيئات الإدارية بهذا التخصص المهني
طلب صيانة معدات لشركة أو مؤسسة …
اسم الشخص الذي يتم تقديم الطلب اليه …
اسم الشركة …
تاريخ اليوم …
بعد التحية …
ثم نذكر اسم الشيء المراد صيانته وسنتحدث عن استعمالاته وأهميته في تسيير العمل بالشكل المطلوب …
اذكر الاقتراحات اللازمة لإصلاح الأمر وتعديل الخطأ أو المشكلة التي تحتاج إلى صيانة …
اسم وتوقيع الموظف مقدم الطلب …