ستركز مقالتنا على كيفية كتابة تقرير، لأن هذا هو ما يبحث عنه الأشخاص غالبًا في محركات البحث. لا ينتهي دور الكتابة في حياتنا بنهاية فترة معينة. عندما يتخرج الإنسان وينتهي من تعليمه يظن أنه انتهي من الكتابة سواء كانت موضوعات تعبيرية أو أي شيء آخر، لكن الحقيقة أن عالم الكتابة واسع ومتعدد المواضيع. حديثنا اليوم هو حول كتابة التقارير.
كيف تكتب التقرير
في الآونة الأخيرة، حدثت زيادة في الأبحاث حول آلية كتابة التقرير، والتي سنشرحها لك في السطور التالية.تتطلب كتابة تقرير من المؤلف اتباع مجموعة الخطوات التالية
تحديد موضوع التقرير
إن تحديد الموضوع الذي يجب كتابة التقرير حوله هو الخطوة الأولى في الكتابة الجيدة. بدون تحديد الموضوع، لن يتمكن المؤلف من جمع معلوماته أو كتابتها. في حالة عدم تحديد موضوع، يجب على المؤلف تحديد الموضوع المناسب للقارئ عن طريق اختيار الموضوع الذي يهم القارئ، وتجدر الإشارة إلى أن الموضوع يتم تحديده على النحو التالي
- تحديد الشريحة المستهدفة لكتابة التقارير.
- حدد الغرض من الرسالة.
- تحديد نوع المعلومات المراد إرسالها.
ابحث عن معلومات
عملية البحث هي الخطوة الثانية في عملية إعداد التقارير، وتجدر الإشارة إلى أن هذه العملية تتطلب من الباحث أن يمر بمجموعة الإجراءات التالية
- يضمن البحث النوعي لمختلف المصادر والتأكد من موثوقية المعلومات التي حصل عليها الباحث جودة الرسالة.
- يجب على المؤلف التأكد من أن التقرير مزود بموارد جيدة.
- قد يستخدم كاتب التقرير البحث الميداني لكتابة معلومات للتقرير.
مسودة رسالة
- في هذه المرحلة، يجب على المؤلف كتابة نسخة أولية من التقرير. يمكن تعديل هذه النسخة وإعادة تنسيقها بعد الكتابة. في هذه المرحلة، يتبع التعليمات التي طلبتها المنظمة التي سيتم إرسال التقرير إليها.
- في هذه المرحلة، يأخذ المؤلف في الاعتبار تنسيق التقرير وحجم الخط والهوامش وصفحة العنوان وقائمة المحتويات. تحتوي هذه المسودة على المقدمة والنتائج والأهداف وجميع التفاصيل المتعلقة بموضوع التقرير.
- بعد كتابة المسودة الأولية للتقرير، يراجع المؤلف تفاصيل التقرير ويباشر التحرير.
تدقيق التقرير
ة هي المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير، حيث يراجع المؤلف المراحل السابقة ويتحقق من صحتها، وإليك بعض نصائح ة
- قم بة المحتوى المكتوب وتحقق من الإملاء للتأكد من عدم وجود أخطاء إملائية في التقرير.
- اقرأ نصًا مكتوبًا جيدًا من البداية إلى النهاية للتأكد من صحة علامات الترقيم.
- صلة محتوى التقرير بالغرض الذي كتب التقرير من أجله.
- بعد إجراء ة شاملة للتقرير، يجب على مؤلف التقرير طلب المساعدة من مدقق خارجي للتأكد من أن الفحص دقيق وأن التقرير خالٍ من الأخطاء.
ما هو التقرير
- التقرير عبارة عن وثيقة قصيرة وموجزة ومباشرة مكتوبة لتحقيق هدف محدد، يستهدف خلالها الكاتب مجموعة محددة من الجمهور. بشكل أساسي، يتم كتابة التقرير لتحليل مشكلة أو موقف ويتضمن توصيات لاتخاذ قرارات إيجابية تتعلق بالموقف في المستقبل، مما سيساعدك على تجنبه لاحقًا.
- يتسم التقرير بالبساطة، فهو عبارة عن محتوى منظم صغير، يتم فيه تطبيق عبارة الاختصار المفيد على كلماته، لذلك يجب على المؤلف أن يراعي التنظيم الجيد والدقة في نقل المعلومات.
أنواع التقارير
لا يوجد تصنيف عالمي لأنواع التقارير، لكننا سنشير إلى الفئات الأكثر استخدامًا
- التقارير الرسمية وغير الرسمية
- التقارير الرسمية هذه التقارير منظمة للغاية، محتواها محايد، حيث يأخذ المؤلف في الاعتبار ترتيب وتنظيم وعرض التفاصيل بدقة كبيرة، وهي خالية تمامًا من الضمائر، لذا فإن صياغتها رسمية.
- التقارير غير الرسمية يعتبر هذا النوع من التقارير، الذي يستخدم فيه المؤلف اللغة المطبوعة التي يستخدمها في حياته اليومية، وصفيًا وبسيطًا ومختصرًا.
- تقارير طويلة وقصيرة
- التقارير الطويلة قد يبدو تصنيف التقارير حسب الإيجاز والطول غريباً بعض الشيء، والتقارير الطويلة هي تلك التي تتكون من عدة صفحات، ويمكن أن تصل صفحاتها إلى 20 صفحة.
- التقارير القصيرة هي تقارير تتكون من صفحات من 1 إلى 5. ومن الجدير بالذكر أن التقارير الطويلة هي الأقرب إلى الرسمية.
- التقارير الإعلامية أو التحليلية
- الرسالة الإعلامية من أمثلة الرسائل الإعلامية تقارير سنوية ومالية، وتحتوي هذه التقارير على معلومات مهمة، وتهدف هذه المعلومات إلى نقل المعلومات ونقلها من جزء من الشركة إلى جزء آخر منها (التقارير الإخبارية).
- تقرير تحليلي تهدف هذه التقارير إلى دراسة المشكلة وإيجاد حل لها.
- تقارير العرض
- هذا النوع من التقارير هو تقرير يسعى فيه المؤلف إلى حل مشكلة ما، وتجدر الإشارة إلى أن هذه التقارير عادة ما تتضمن خطة خاصة بالشركة لتلبية احتياجات مؤسسة أو شركة.
- تذكر معظم المنظمات حاجتها إلى هذه الأنواع من التقارير في طلبات تقديم العروض.
- التقارير الرأسية والجانبية
- التقارير الرأسية هذه هي التقارير التي يتم تمريرها من المديرين إلى الموظفين أو من الموظفين إلى المديرين.
- التقارير الجانبية هي التقارير التي يتم تقديمها من قبل موظفي نفس القسم في شركة أو مؤسسة أو أقسام مختلفة في نفس المستوى الوظيفي.
- التقارير الداخلية والخارجية
- التقارير الداخلية هي التقارير التي يتم تبادلها داخل المؤسسات أو الشركات.
- التقارير الخارجية التقارير التي يتم مشاركتها بين العديد من الشركات، بما في ذلك التقارير المالية أو السنوية.
- التقارير الدورية
- هذا النوع من التقارير هو ما يقوم به الموظف بشكل دوري وفي تاريخ محدد لإعطاء صورة واضحة عن حالة عمل الموظفين والغرض منه هو تحقيق الرقابة الإدارية.
- في هذا النموذج، يتم عادةً استخدام نموذج بيانات الإبلاغ الموحد، والذي يملأه الموظف بشكل دوري.
- التقارير الوظيفية
- تحت مسمى التقارير الوظيفية هناك أنواع عديدة من التقارير ومن بين أنواع التقارير الوظيفية سنذكر التقارير المالية والتقارير المحاسبية والتسويقية.
أهمية التقارير
- التقارير هي وسيلة اتصال بين الناس يستخدمها الكثيرون لنقل المعلومات، وتعتمد هذه التقارير المكتوبة على تحليل واستكشاف البيانات ومن ثم تقديمها كمعلومات.
- تساعد كتابة التقارير على تغطية مواضيع متعددة وقضايا مهمة.
- توفر التقارير تفاصيل دقيقة حول مشكلة أو مشكلة.
قبل اختتام هذه الفقرة، تجدر الإشارة إلى أن التقارير عند كتابتها تعتمد على ثلاث ركائز مهمة، يجب أن تحدد هذه الركائز “الجزء المستهدف من التقرير – الغرض من الكتابة – ونوع المعلومات التي ينبغي نقلها”. يشرح لك الأنواع المختلفة من التقارير.
الغرض من كتابة التقرير
إن أغراض كتابة التقرير عديدة ومتنوعة نلاحظ من بينها
- يكتب البعض تقارير لتقديمها إلى مدير في العمل، أو أستاذ في جامعة، أو زملاء في العمل.
- يختلف الغرض من كتابة التقرير حسب نوع التقرير الذي سيتم تقديمه والجمهور المستهدف.
- يجب أن يحتوي التقرير على معلومات موثوقة حول المشكلة التي سيتم الإبلاغ عنها.
- بعد تحديد المجموعة المستهدفة، يمكن للمؤلف تحديد الهدف.
ميزات كتابة التقرير
كتابة تقرير له خصائص يجب على المؤلف مراعاتها عند الكتابة وهذه الخصائص نذكرها لك في السطور التالية
- التأكيد عند كتابة المعلومات على معلومات قيمة وصادقة، ويمكن إكمال ذلك من خلال الاستشهاد في المحتوى المكتوب بمصادر المعلومات الصحيحة.
- يجب على المؤلف الاهتمام بالدقة، وإذا أمكن، عدم تضليل القارئ.
- انتبه للكتابة بتنسيق واضح حتى لا تربك القارئ عند القراءة.
- لخص قدر الإمكان المعلومات التي يجب توصيلها وتجنب إطالة التفسيرات لضمان عدم إهدار الوقت.
- ركز على نقل المعلومات بصراحة بدون مواد مالئة.
لقد أوضحنا لك كيفية كتابة تقرير وجميع الأهداف ذات الصلة وأكثر من ذلك. في هذا الصدد وصلنا نحن وأنتم مشتركينا الأعزاء إلى خاتمة خطوطنا. في نهاية مقالنا نود أن نشكرك على متابعتك الكريمة لنا، ونتمنى أن نكون قادرين على تحقيق الفائدة المرجوة لك والتي تمنعك من مواصلة البحث واللقاء في مقال آخر من تريند المعلومات.