لن تكون صفات السكرتير الناجح مبالغة إذا قالوا إن السكرتير الجيد هو أداة لنمو الشركة بأكملها، وهذا العمل هو الرابط الرئيسي بين الإدارة، التي يمثلها صاحب العمل أو الرئيس، وبين فريق العمل والموظفين الذين هم على دراية بالرؤية المرتبطة بثقافة الشركة واتجاهها المستقبلي. هذا عمل عام موجود في جميع المجالات تقريبًا، بما في ذلك الاقتصادية والسياسية والهندسية والتجارية، ومن خلال أهميته تحدد أهمها صفات السكرتير الناجح.
ما هي وظيفة وواجبات السكرتير
تتمثل المهام الرئيسية للسكرتير، أو المساعد الإداري كما يطلق عليهم، في تسهيل التواصل داخل المكتب الإداري والتفاعل على أرض الواقع مع الموظفين والجمهور، بالإضافة إلى جدولة الاجتماعات، وتنظيم المهام حسب الأولويات، وتقديم الدعم الشخصي لـ الموظفين، والرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها، وبما أن هذه وظيفة تتطلب مجموعة متنوعة من المهارات، الشخصية والعملية على حد سواء، يجب أن يكون السكرتير موظفًا جديرًا يتمتع بخبرة واسعة في مجاله المهني.
علامات السكرتير الناجح
يتسم السكرتير الناجح في وظيفته ببعض الصفات المهنية والشخصية التي تمكنه من تلبية متطلبات هذه الوظيفة متعددة المهام، خاصة وأن هذا هو النوع الذي يتطلب مراقبة مستمرة للمتطلبات العاجلة فيما يتعلق بالعمل والموظفين، وفيما يلي ما يلي أهم خصائص السكرتير الناجح
التنظيم الدقيق
يحتاج السكرتير إلى التفوق في تطبيق نظام دقيق على المهام اليومية الرئيسية والثانوية، وسكرتير خبير يعرف كيفية تصميم أنظمة جيدة وبسيطة لضمان أن النظام الدقيق سيوفر له الوقت والجهد اللازمين لإكمال اليوم المهام اليومية. مهمة، سواء كانت ورقية أو كمبيوتر، التنظيم مهم للغاية، خاصة عند جدولة المواعيد، أو إدارة جداول المديرين، أو تنظيم الأحداث والاجتماعات.
الاحتفاظ بملاحظات دقيقة
تظهر دائمًا معلومات مهمة للشركة ومدير الأعمال في الاجتماعات أو المكالمات الهاتفية ويعرف السكرتير الناجح كيفية الاحتفاظ بسجلات مفصلة لما يحدث حتى يمكن تها لاحقًا دون نسيان وهذه التفاصيل هي الجدول الزمني المحدد، الشركة . العروض، معلومات الطوارئ للإدارة، إلخ.
يمتلك مهارات الاتصال
يقال إن السكرتير الناجح هو بوابة الشركة و لسان حالها، وللقيام بذلك، يجب أن يتمتع بمهارات اتصال ممتازة، خاصة عند التواصل مباشرة مع أصحاب المصلحة والموظفين والعملاء، فضلاً عن القدرة على تهجئة الكلمات باختصار e – رسائل ومكالمات هاتفية.
الإدارة وحل المشكلات
في كثير من الحالات، يتعرض السكرتير بشكل خاص لضغوط العمل نتيجة المشاكل الناشئة، سواء كانت إدارية طارئة أو متعلقة بموظفي أو عملاء الشركة، وبالتالي يجب أن يكون قادرًا على حل هذه المشكلات وتوجيهها من أجل تسهيل عمل الإدارة. تعامل معهم حيث أن هناك قضايا تتطلب جدولة مواعيد طارئة أو التعامل مباشرة مع أصحاب المشكلة.
القدرة على الكتابة
للوهلة الأولى، قد تكون هذه سمة بديهية، لكنها سمة ضرورية جدًا لعمل السكرتارية. يجب أن يكون السكرتير الجيد قادرًا على الكتابة بتوازن لغوي كبير، مما يسمح له بإدارة الكلمات والمعاني والالتزام بالقواعد اللغوية. مما يؤكد جودة الشركة، بالإضافة إلى القدرة على الكتابة بسرعة، ولأن معظم مهامه مرتبطة بهذه المهارة من حيث كتابة الرسائل، والإيميلات، والتحقق من العقود، وما إلى ذلك.
توقع احتياجات الطوارئ
يتميز السكرتير الناجح بقدرته على توقع ما قد يحتاجه في المستقبل في حالة الطوارئ بحيث لا يكون هناك نقص مفاجئ في أحد الموارد أو الأعمال مما يتسبب في خسائر كبيرة، وربما تكون هذه القدرة هي التي تظهر خبرة السكرتير في إدارة مهامه ومراقبة شؤونه باستمرار
امتلاك المهارات الفنية
خاصة في هذا اليوم وهذا العصر، يجب أن يمتلك السكرتير الكثير من المهارات الفنية الأساسية مثل العمل مع برامج Microsoft Office، وفي بعض الأحيان تتطلب بعض مهن السكرتارية معرفة سطحية أو عميقة ببرامج Adobe بالإضافة إلى القدرة على التصفح والبحث من موثوق مصادر. مصادر.
ما هو المسار الوظيفي لمهنة السكرتارية
إن مهنة السكرتير ليست مهنة منفصلة في حد ذاتها، ولكن يمكن اعتبارها درجة وظيفية موجودة في معظم المهن، خاصة تلك المتعلقة بالإدارة والمحاسبة في التعليم والاقتصاد والهندسة وما إلى ذلك. يتقدم حاملها ليصبح إداريًا مساعد أو منسق إداري أو مساعد تنفيذي، ويمكنه أيضًا أن يصبح مدير مكتب، ومع تزايد أهمية هذه المهنة في المعاهد والجامعات، هناك تخصص مرتبط بها تحديدًا.
أنواع مهنة السكرتارية.
تعلق الشركات ومؤسسات العمل أهمية كبيرة على عمل السكرتير نظرا لأهمية منصبه، وهو أيضا صلة الوصل بين الإدارة والموظفين والعملاء، ويمكن تصنيفها على النحو التالي
- السكرتير التنفيذي المعروف أيضًا باسم المساعد الإداري أو التنفيذي، ومن أهم مهامه العمل الكتابي والتنظيمي، وترتيب الاجتماعات والمكالمات، وكتابة التقارير، والإشراف على الموظفين كممثل إداري، وهي واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا.
- سكرتير المكتب تعتبر هذه الوظيفة أيضًا واحدة من أكثر وظائف السكرتارية شيوعًا وتتضمن استخدام المعدات المكتبية مثل آلات التصوير وأنظمة الهاتف وإدارة قواعد البيانات والمراسلات والعروض التقديمية لأصحاب العمل.
- السكرتير القانوني يظهر هذا النوع في مكاتب المحاماة أو مكاتب المحاسبة القانونية، وتشمل مهام السكرتير الأعمال الكتابية وصياغة التقارير والوثائق القانونية وإعدادها للعرض في المحكمة أو أمام العملاء.
- السكرتير الطبي يظهر هذا النوع في الأوساط الطبية كالمستشفيات والعيادات، ومن أهم مهام السكرتيرة تحديد المواعيد مع المرضى وإجراءات استكمال النماذج والسجلات الطبية.
المهارات الأساسية لسكرتير ناجح
يجب أن يمتلك السكرتير عددًا من المهارات الأساسية التي تميزه عن منصبه وتكون قادرة على تلبية متطلبات هذه المهنة بشكل فعال، وفيما يلي أهم تلك المهارات الشخصية والمهنية اللازمة لسكرتير ناجح
- الاتصال الشفوي والكتابي.
- المهارات التقنية والبرمجيات.
- المهارات التنظيمية وإدارة الوقت.
- مفاوضات فعالة.
- المرونة والقدرة على التكيف.
- حل المشاكل.
كيف تكون سكرتيرة ناجحة
ليس هناك شك في أن بناء أساس متين لشركة ناجحة يعتمد بشكل مباشر على وجود سكرتير ناجح يمكنه التعامل بوضوح مع المهام المختلفة. وظائف رئيسية أخرى مثل تطوير الخطط التنظيمية للأعمال ومهارات حل المشكلات .. شخصية جديدة.
بهذا نكون قد وصلنا إلى نهاية مقالنا صفات السكرتير الناجح، والذي استعرضنا فيه معكم تعريف هذه المهنة وأهميتها، وأهم الصفات التي يجب أن يتمتع بها السكرتير الناجح، ثم انتقلنا إلى لعرض موجز عن المسار الوظيفي وأنواع السكرتير والمهارات اللازمة له.