يعد تنزيل معلومات حضور وانصراف الموظف من أهم الأشياء التي يجب على الموظف القيام بها لتنظيم العمل، حيث أن معرفة أوقات حضور وانصراف الموظف مفيدة في تحديد مدى التزامهم بالعمل واتخاذ القرارات. الموضوع جاد جدا ومثل هذه النماذج يمكن اعدادها في اي من برامج مايكروسوفت اوفيس بما في ذلك وورد وستتضمن هذه المقالة مجموعة من القوالب الجاهزة.
اهمية اعداد استمارة حضور وانصراف الموظفين
يتم وضع نموذج ظهور ومغادرة الموظف من قبل الموظف المسؤول عن العمل مع الموظفين، حيث أن هذه الأشكال ذات فائدة كبيرة وسيتم توضيحها في النقاط التالية
- تحديد المشاكل المتعلقة بالحضور في الشركة.
- تقليل التغيب عن العمل.
- تحسين إنتاجية الموظفين ومعنوياتهم من خلال الموافقة على طلبات الإجازة بدقة وفي الوقت المحدد.
- ملائم للتخطيط لعطلتك.
- قبول العمل عن بعد
- مراقبة الدفع في الوقت المناسب للموظفين.
- تحليل أداء الموظف للتخطيط بشكل أفضل واتخاذ قرارات التوظيف.
- مقارنة حضور الموظف مقابل الوقت الذي يقضيه الموظفون في إجازة مرضية أو إجازة شخصية.
- تحقق مما إذا كان هناك موظفين لا يحضرون للعمل ولا يقدمون تفسيرات في الوقت المناسب.
محتويات استمارة وصول ومغادرة الموظف
يُفضل استخدام سجل حضور الموظف لتتبع أوقات حضور الموظفين ومغادرتهم في الشركة، اعتمادًا على نوع سجلات حضور الموظف التي تستخدمها، وفي النهاية يمكن تحديد الأشياء التالية وتتبعها
- العمل ووقت الفراغ في اليوم.
- الحضور في اليوم أو الأسبوع أو الشهر أو السنة.
- وقت الاستراحة هو الوقت من اليوم.
- الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة شخصية.
- الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة مرضية.
- الأيام التي يقضيها الموظفون في إجازة عامة.
قم بتنزيل تقرير حضور الموظف واترك كلمة بالنموذج
يتكون نموذج وصول ومغادرة الموظف من جدول يحتوي على أسماء الموظفين ومواعيد الوصول والمغادرة، مرفقًا بحقول توقيع خاصة، وفي أسفل الجدول مجموعة من الرموز التي يمكن استخدامها في حالة حدوث أي طارئ، مثل الغياب أو التأخير أو المغادرة … يمكنك تنزيل استمارة حضور وانصراف الموظف بكلمة “” او استخدام الجدول التالي
بيان الوصول والمغادرة موقع
اليوم …………………………………………………………………………………………؛ التاريخ 1434 هـ
| لقب | قاعة المحاضرات | يغادر | ||
| إمضاء | زمن | إمضاء | زمن | |
ملحوظة (N غير موجود، س إذن، T متأخر)
كيفية تسجيل وصول ومغادرة الموظفين بكلمة
يمكن إعداد نموذج حضور وانصراف الموظف عن طريق إنشاء جدول يحتوي على حقول مخصصة لإدخال وقت وجودهم ومغادرتهم، وكذلك حالة الموظف حسب اسم الموظف المحدد ومنصبه، وفيما يلي سنعرض لك كيفية تحضير النموذج في Word
- افتح برنامج Word من برامج Microsoft Office.
- حدد شكل الصفحة الفارغة في البرنامج.
- اكتب العنوان (ورقة توقيع الحضور) في رأس الصفحة، وحدد المنتصف من خيارات المحاذاة.
- اكتب اليوم والتاريخ تحت العنوان، مع ترك فراغات لملئها.
- حدد جدولاً من قائمة الإدخالات.
- حدد جدولاً يحتوي على خمسة أعمدة وصفوف بعدد الموظفين بالإضافة إلى اثنين من خلال الحقول التي تظهر.
- حدد التنسيق المطلوب من القائمة التي تظهر أمامك.
- اكتب (اسم الموظف) في الحقل الأول من الجدول.
- قم بتمييز حقل الاسم والحقل الموجود أسفله.
- انقر بزر الماوس الأيمن على الجدول لتظهر لك مجموعة من الخيارات واختر دمج الخلايا منها.
- قم بالاتصال بنفس الشرح طريقة بين خليتين من الصف الأول، والعمود الثاني وخلية الصف الأول، والعمود الثالث، واكتب كلمة (الحضور) فيها.
- اكتب (الوقت) و (التوقيع) في الحقلين أسفل كلمة الحضور، كما في الجدول السابق.
- كرر الخطوتين السابقتين ؛ بدمج الخليتين في الصف الأول والعمود الرابع والخامس، وهذه المرة كتابة (فصل)، ثم الكتابة تحتها (الوقت) و (التوقيع).
- أضف حقل باسم (اختياري) للإشارة إلى حالة الموظف، واختيار عدد الأعمدة 6 بدلاً من 5، وكتابة (حالة الموظف) في الحقل الأخير، وبيان الموظف الغائب عن المغادرة والذهاب في إجازة وموظفه نوع.
- اكتب الرموز التي تريد استخدامها في حالة غياب الموظف، أو الذهاب في إجازة مرضية أو لأسباب شخصية، وما إلى ذلك.
قم بتنزيل نموذج طلب الحضور والعناية باللغة الإنجليزية
تعتمد العديد من الشركات على نماذج مكتوبة باللغة الإنجليزية ؛ لذلك من المهم أن يتعلم الموظف كيفية الكتابة والقراءة بهذه اللغة، على الأقل في إطار ما يحتاجه في عمله، ومن المفيد له أن ينظر إلى النماذج الجاهزة حتى يتمكن من استخدامها. الكلمات والمصطلحات المناسبة في المكان المناسب. سيتضمن ما يلي نموذج تقرير الحضور والمغادرة باللغة الإنجليزية الذي يمكنك استخدامه.
نموذج تقرير الحضور اليومي والمغادرة
يحتوي نموذج الحضور والانصراف اليومي على مجموعة من المعلومات ليتم إدراجها في جدول يحتوي على أسماء الموظفين. من أجل تزيين الطاولة بشكل احترافي، يمكن تحضيرها بناءً على النقاط التالية
- استخدم مجموعة أحرف وضعها في أعلى الجدول مع شرح بسيط. على سبيل المثال، يمكن إدراج رمز (√) للإشارة إلى الحضور، وفي هذه الحالة يمكن بسهولة نسخ الرمز ولصقه في حقل الموظف.
- حدد مجموعة من الأحرف الخاصة التي تعتمد على الأحرف، مثل الرمز (v) للإجازة، ورمز (رموز) للإجازة، والرمز (p) للغياب الشخصي، والرمز (x) للإشارة إلى حالة العامل غير معروف بسبب عدم وجود تفسير.
- قم بإعداد الجدول بحيث يحتوي على أعمدة تحتوي على حالة الموظف، والتي توضع فيها الأكواد السابقة، والأعمدة المتبقية، وهي وقت الوصول ووقت المغادرة وفترة الراحة التي غادر فيها الموظف في دقائق.
- في جدول صغير بجوار جدول الحضور، ضع عدادًا يوضح عدد الموظفين المتغيبين وعدد الحضور وعدد الحضور السابق وما إلى ذلك.
- استخدم المعادلة التالية (= COUNTIF (E8 F64، “✔”) لاستبدال رقم الحضور والمعادلة (= COUNTIF (E8 F64، “s”)، ونفس الشيء بالنسبة للأحرف الأخرى ذات أرقام الخلايا المختلفة اعتمادًا من الخلايا التي استخدمتها.
- قم بإعداد مربع الملاحظات.
- قم بتنزيل نموذج الحضور اليومي “” واستخدمه لجدولة شركتك أو تنزيله واستخدامه مباشرة.
نموذج الحضور الأسبوعي
يختلف نموذج الحضور والانصراف اليومي عن النموذج الأسبوعي لأن النموذج الأسبوعي يحتوي على بيانات الموظف للأسبوع بأكمله، ويمكن استخدام الملاحظات التالية لإعداد النموذج التفصيلي
- أدخل الشهر والتاريخ المحددين (من وإلى) خلال الأسبوع الذي سيتم فيه تقديم الطلب.
- أدخل صناديق خاصة لكل يوم من أيام الأسبوع.
- اختر رموزًا مشابهة لتلك الموجودة في الجدول اليومي.
- أدخل الصناديق لحساب أيام غياب الموظف أو الإجازة المرضية أو التعرض لأي حالة ؛ هذا هو أسفل السطر لكل موظف.
- إعداد عداد لتسجيل عدد الموظفين الحاضرين والمسموح بهم لأي سبب من الأسباب خلال الأسبوع بأكمله في جدول خاص وحقل خاص للملاحظات.
- قم بتنزيل نموذج سجل الحضور الأسبوعي واستخدمه أو استخدمه مباشرة.
نموذج تقرير الحضور والمغادرة الشهري
لإعداد كشف الحضور والإجازة الشهري، يمكنك اتباع خطوات إعداد استمارة الحضور والمغادرة الأسبوعية، مع اختلاف طفيف أنه بدلاً من أيام الأسبوع في الجدول، أدخل أرقام أيام الشهر، بعد أن كتبوا اسم الشهر واليوم سابقًا وكتبوا المعادلات ليكونوا كل أيام الشهر. يمكن تنزيل استمارة تقرير الحضور والرعاية الشهرية واستخدامها مباشرة.
نموذج بيان الحضور والإجازة السنوية
شكل الإقبال والإجازة السنوية عبارة عن مجموعة من الكشوف الشهرية، توضع على اثنتي عشرة صفحة حسب عدد الأشهر، ويستخدم كل منها رموز الحضور والغياب والإجازات المختلفة، ويتم كتابة المعادلات الخاصة لإيجاد عدد أوقات الحضور والغياب في كل نموذج بشكل تلقائي، عدد الحضور الكلي للموظفين خلال الشهر من خلال العداد المبين أدناه. يمكن تنزيل نموذج كشف الحضور السنوي واستخدامه مباشرة.
عينات الوقت والحضور جاهزة
غالبًا ما يحتاج الموظفون والمديرون إلى معرفة معلومات حول الموظفين، وأيام حضورهم وإجازاتهم، بما في ذلك عدد أيام الإجازة المتبقية، وعدد أيام الإجازة، وما إذا كان لديهم أيام إجازة شخصية. من أجل مواكبة كل هذا، في هذا الشكل من تسجيل الحضور والمغادرة، يتم توفير حقول خاصة لتسجيل الحضور، ويتم أيضًا تلخيص المعلومات المهمة حول الموظفين ؛ خاصة إذا تم إعداده بشرح طريقة حديثة باستخدام المعادلات التي يتم حسابها تلقائيًا في Excel، أو حتى عن طريق طباعة الجداول الجاهزة واستخدامها على الورق. في المستقبل، سيتم تنزيل عينات جاهزة من سجلات الحضور والمغادرة.
قم بتنزيل نموذج Excel للوقت والحضور
يعد إعداد الجداول من خلال برنامج Excel هو الخيار المفضل للعديد من أصحاب العمل، حيث يوفر برنامج Excel، على الرغم من بساطته وسهولة استخدامه، مجموعة من الوظائف المهمة التي تضمن محاسبة دقيقة لحضور وغياب الموظفين حسب أسمائهم ومناصبهم. المواقف، مع إدراج مجموعة من المعادلات التي تفيد في حساب أيام الحضور وأيام الإجازة لكل موظف، بالإضافة إلى إدراج مربعات خاصة بكتابة الأعذار والملاحظات. يمكن تنزيل نموذج Excel للحضور والمغادرة واستخدامه مباشرة.
قم بتنزيل نموذج pdf لتتبع ساعات عمل الموظفين ومغادرتهم
يدعم برنامج Adobe Reader تنسيق الجداول بحيث لا تتغير مع تغيير نسخة البرنامج، وعندما يريد صاحب العمل طباعة نموذج جاهز يمكنه اللجوء إلى حفظه بصيغة pdf بحيث يمكن طباعته في أي وقت ومن أي جهاز، ويجب إعداد الجدول بعناية بحيث يحتوي على كافة المعلومات الخاصة بالموظفين والحقول الخاصة التي تشير إلى وقت التواجد والمغادرة وكذلك حالة الموظف. يمكن تنزيل نموذج حضور وانصراف الموظف بصيغة pdf للطباعة والاستخدام مباشرة.
جهاز الحضور والانصراف بالبصمة
مع تطور العلم والتكنولوجيا، تم استخدام بعض الأجهزة الحديثة التي تحدد نسبة الإقبال وغياب الموظفين بناءً على البصمة، وهذه من الأساليب الدقيقة التي لها عدد من المزايا، والتي نظهرها على النحو التالي
- قضاء وقت أقل في الاستعداد أثناء كشوف المرتبات يمكن للمديرين تحديد الفجوات المفقودة بسرعة وحل مشكلات التوقيت قبل إرسالها إلى كشوف المرتبات.
- تقليل وقت السرقة لا يمكن لأي شخص سرقة بصمة الإصبع أو العبث بها بأجهزة دخول وخروج معينة، لذلك لا يمكن للموظفين المغادرة في وقت مبكر.
- ضمان الحضور يتطلب نظام الحضور بالبصمة التواجد في مكان العمل، لذلك من المستحيل تسجيل الحضور أو المغادرة عن بعد.
- لا يتم فقد أي شيء في الممارسة العملية، تُفقد البطاقات، وتُفقد الشارات، ويقضي قسم الموارد البشرية وقتًا في إعادة إصدار أجهزة ضبط الوقت، وفي حالة إدمان بصمات الأصابع، لا يحتاج أصحاب العمل إلى إعادة إصدار بطاقات إلغاء القفل، وإلغاء تنشيط البطاقات، وما إلى ذلك. هذه عملية ذات صلة.
في نهاية هذا المقال، قمنا بتضمين شرح طريقة لتنزيل استمارة حضور وانصراف الموظف بنموذج جاهز، وكذلك توضيح أهم المعلومات الواردة في مثل هذه النماذج، ولمحة عامة عن فوائد الحضور ببصمة الإصبع ومتعقب المغادرة.